メーリングリストはグループ内での情報共有に便利ですが、管理が煩雑だし、検索しやすさに欠けます。そんな悩みを持つ幹事さんには、最近かなり普及が進んできたFacebookのグループ機能をおすすめします。
メーリングリスト < 越えられない壁 < Facebookグループ
メーリングリストはゼミやサークルなど多人数同士のコミュニケーションに便利ですが、基本的にはメールと同じ機能しかありません。
追加でできることはせいぜい、メールの一斉送信以外に、ファイルの添付とメンバー管理ぐらいです。
でも、Facebookグループを利用すると、Facebookとおんなじ感覚で、外からは見えないようにグループ内コミュニケーションができるので、かなり便利ですよ。
まずは作ってみよう
ここから
ダイアログに従っていけば簡単につくれます。できたら、友達を招待しましょう。
公開レベルは3段階
- 公開：メンバーもコンテンツも公開
- 非公開：メンバーは公開、コンテンツは非公開
- 秘密：メンバーもコンテンツも非公開
mixiのコミュニティみたいな使い方がしたければ、「公開」で。ゼミとかサークルなど、外には情報を出したくない場合は、「秘密」で設定しておくといいでしょう。
近頃、社内SNSが流行っていますが、(もし会社の許可がおりるなら)、「秘密」設定のFacebookグループを作るだけで、社内SNSの完成です！
設定画面はこちら
Facebookグループは、Facebookとおんなじことができる
- 投稿する(投稿にコメントを付ける)
- 写真や動画をアップロードする
- クエスチョン(※アンケートを取る機能)
といったように普段のFacebookと同じ使い方ができます。メールの時代は「返信しないと」と思ったときに、まずメールボックスからメールを探さないといけなかったのですが、FacebookのUIならそんな心配もありませんね。
Facebookグループは、ドキュメント管理ができる
- ミーティングの議事録を残しておく
- ゼミのWikiとしてナレッジを蓄積する
- 資料を共同で編集すする
など、ドキュメント機能で色々できそうです。文章は、箇条書きや、ボールドが可能で、写真の挿入などもできます。
Facebookグループは、かゆいところに手が届く
- グループ内の人は誰でも招待可能(※自動承認も管理者承認制も設定可能)
- イベントを作成すれば、グループ内の人は自動的に招待されます
- メンバー追加はアイコンから選ぶだけで楽
メールアドレスみたいに電話帳管理のようなことをしなくても、Facebookは実名登録主義ですので、メンバー管理はだいぶ楽です。メールが変更されていたり、連絡先がわからないことが少ないと思います。(周囲の人にFacebookが普及している前提ですが)
ゼミやサークルの情報共有目的でメーリングリストを作ったものの、メンバー管理などにうんざりしている人は一度試してみる価値ありです。